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Fahrzeugpool für Kommunen

Dienstfahrzeuge teilen, Halterpflichten erfüllen.

Mitarbeiter buchen Poolfahrzeuge selbst im Portal und sehen sofort, was frei ist. Die Fuhrparkverwaltung weiß jederzeit, welches Fahrzeug unterwegs ist, Führerscheinkontrollen laufen fristgerecht mit Erinnerung, und das Fahrtenbuch entsteht nebenbei. Als Erweiterung des Bestellportals: gleiche Anmeldung, eigene Berechtigung.

Kontakt aufnehmen So funktioniert es
Ausgangslage

Schlüsselbrett, Tabelle, Papierkopie.

In vielen Verwaltungen teilen sich mehrere Ämter einen Pool von Dienstfahrzeugen. Gebucht wird über eine Tabelle, einen gemeinsamen Kalender oder am Telefon, der Schlüssel hängt am Brett, das Fahrtenbuch liegt im Handschuhfach. Ob ein Fahrzeug gerade frei ist, weiß niemand genau, und Schäden werden erst bei der nächsten Fahrt bemerkt.

Dazu kommt die Halterpflicht: Die Verwaltung muss sicherstellen, dass nur Personen mit gültiger Fahrerlaubnis ihre Fahrzeuge führen (§ 21 StVG). Die regelmäßige Führerscheinkontrolle wird oft auf Papier nachgehalten – und gerät leicht aus dem Blick.

Der Fahrzeugpool führt das zusammen: buchen, abholen, zurückgeben und kontrollieren in einem System, mit Nachweisen, die sich von selbst ergeben.

So funktioniert es

Von der Buchung bis zum Fahrtenbuch

  1. Buchen

    Fahrzeug und freies Zeitfenster wählen, Anlass und Ziel angeben. Kurze Fahrten sind sofort bestätigt, mehrtägige gehen zur Freigabe an die Leitung – direkt aus der E-Mail.

  2. Abholen

    Schlüssel aus dem Schlüsselkasten nehmen, zum Beginn wechselt die Buchung auf „unterwegs“. Die bestätigte Fahrt steht auf Wunsch als Termin im Kalender.

  3. Zurückgeben

    Kilometerstand, Tankfüllstand oder Ladestand, Abstellplatz und Schäden mit Foto erfassen – auch auf dem Smartphone, direkt am Fahrzeug.

  4. Auswerten

    Aus Abholung und Rückgabe entsteht der Fahrtenbuch-Eintrag. Die Fuhrparkverwaltung sieht Auslastung und Schadensmeldungen und exportiert je Fahrzeug oder Kostenstelle.

Einblick

Zwei Blicke ins Portal

Entwürfe der Portalseiten mit Beispieldaten.

Meine Buchungen: Jede Statusänderung kommt zusätzlich per E-Mail. Die Rückgabe wird am Fahrzeug erfasst, daraus entsteht der Fahrtenbuch-Eintrag.
Führerscheinkontrollen: Die Fuhrparkverwaltung sieht, wer bald fällig ist, und erfasst die Kontrolle mit einem Klick. Erinnerungen und Kontrollen bleiben im Protokoll nachweisbar.
Führerscheinkontrolle

Fristgerecht, lückenlos, ohne Kopien.

Das Gesetz schreibt kein festes Intervall vor, üblich ist eine halbjährliche Kontrolle. Das Intervall stellen Sie ein, das Portal erinnert und sperrt.

  1. Kontrolle erfasstDie Fuhrparkverwaltung sieht das Original und trägt die Kontrolle ein.
  2. Erste Erinnerung30 Tage vor Ablauf per E-Mail an den Mitarbeiter und die Fuhrparkverwaltung.
  3. Zweite Erinnerung7 Tage vor Ablauf noch einmal an beide.
  4. AblaufBuchen ist gesperrt, bis die neue Kontrolle erfasst ist.
  • bei jeder Buchung zusätzlich eine Eigenerklärung: Fahrerlaubnis gültig, kein Fahrverbot
  • jede Kontrolle und jede Erinnerung mit Datum und prüfender Stelle im Protokoll
  • mit demselben Verfahren lässt sich auch die jährliche Fahrerunterweisung nachhalten
Für alle Beteiligten

Jede Rolle sieht, was sie braucht.

Mitarbeiter

  • freie Fahrzeuge auf einen Blick
  • buchen in wenigen Schritten
  • Rückgabe auf dem Smartphone
  • Termin für den eigenen Kalender

Leitung

  • Freigabe nur, wo sie nötig ist
  • bestätigen oder mit Begründung ablehnen
  • direkt aus der E-Mail
  • Vertretung regelbar

Fuhrparkverwaltung

  • Fahrzeuge, Standorte, Besonderheiten
  • Sperrzeiten für Werkstatt und HU
  • Belegungskalender aller Fahrzeuge
  • Schadensmeldungen mit Foto sofort

Haushalt & Organisation

  • Fahrtenbuch ohne zusätzliche Listen
  • Export je Fahrzeug, Zeitraum, Kostenstelle
  • Auslastung der Fahrzeuge
  • Nachweis der Halterpflichten
Datenschutz und Personalrat

Von Anfang an mitgedacht.

Buchungen und Fahrtenbuch zeigen, wer wann welches Fahrzeug gefahren ist. Ein solches System kann der Mitbestimmung unterliegen; wir empfehlen, den Personalrat früh einzubinden. Der Fahrzeugpool ist darauf ausgelegt.

Nur „belegt“Andere sehen in der Wochenübersicht nur belegte Zeiten, keine Namen und keine Anlässe.
Keine Kopien, keine OrtungVon der Führerscheinkontrolle bleiben Datum und Ergebnis. GPS-Ortung und Telematik gibt es nicht.
Klare RollenFahrtenbuch und Protokolle sehen nur berechtigte Rollen. Aufbewahrungs- und Löschfristen legen Sie fest, das System setzt sie um.
Eine Plattform

Kein weiteres System.

Der Fahrzeugpool ist ein Bereich im selben Portal wie das Bestellportal: Wer nur Fahrzeuge bucht, sieht den Fahrzeugpool, wer nur bestellt, den Einkauf. Anmeldung und Konto bleiben dieselben.

Im Hintergrund arbeitet Dolibarr: Die Fahrzeuge sind Ressourcen, die Buchungen stehen im Kalender, Freigaben und E-Mails nutzen dieselben Mechanismen wie im Einkauf. Alle Module stehen unter der GPLv3.

Freigaberegeln, Pflichtangaben, Standorte, Schlüsselübergabe und das Intervall der Führerscheinkontrolle legen wir gemeinsam im Projekt fest. Elektronische Schlüsseltresore oder eine Kostenverrechnung je Kilometer lassen sich ergänzen, wenn Bedarf entsteht.

Häufige Fragen

Fragen zum Fahrzeugpool

Brauchen wir dafür das Bestellportal?

Nein. Mit dem Bestellportal nutzt der Fahrzeugpool dessen Anmeldung und Konten, Mitarbeiter sehen beide Bereiche in einem Portal. Ohne Bestellportal richten wir den Portalzugang für den Fahrzeugpool mit ein.

Wie oft muss der Führerschein kontrolliert werden?

Ein festes Intervall schreibt das Gesetz nicht vor; üblich ist eine halbjährliche Kontrolle. Das Intervall und die prüfende Stelle legen Sie fest. Das Portal erinnert rechtzeitig, sperrt nach Ablauf die Buchung und hält jede Kontrolle im Protokoll fest.

Wer gibt Fahrten frei?

Das legen Sie fest. Ein bewährter Vorschlag: Fahrten innerhalb eines Arbeitstags sind sofort bestätigt, mehrtägige gibt die Leitung frei – im System oder direkt aus der E-Mail, mit Vertretung.

Werden die Fahrzeuge geortet?

Nein. Der Fahrzeugpool kommt ohne GPS-Ortung und Telematik aus. Erfasst werden Buchung, Abholung und Rückgabe mit Kilometerstand – das, was ein Fahrtenbuch ohnehin enthält.

Wo wird der Fahrzeugpool betrieben?

Dort, wo Ihr Dolibarr läuft: im Rechenzentrum in Deutschland, in Ihrer Private Cloud oder On-Premise. Fahrzeugpool, Portal und ERP laufen in einem System.

Interessant für Sie?

Sprechen wir über Ihren Fahrzeugpool.

Wir stellen Ihnen den Fahrzeugpool vor und besprechen, wie er zu Ihren Fahrzeugen, Standorten und Regeln passt. Sie kennen eine Verwaltung mit demselben Bedarf? Geben Sie diese Seite gern weiter.

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