Auf bewährten Fundamenten.
Dolibarr liefert das ERP, DoliStore den erprobten Marktplatz. Das Bestellportal ergänzt, was eine Kommune braucht: ein Katalog für alle Einrichtungen, Freigaben nach Ihren Regeln, Lieferanten, die direkt an die Einrichtung liefern, und Haushaltskonten an jeder Lieferung.
Viele Einrichtungen, viele Wege, ein Zentraleinkauf.
Kindergarten, Schule, Bauhof, Straßenbauamt, IT: Jede kommunale Einrichtung braucht Material, und jede bestellt anders – per E-Mail, Formular oder Telefon. Rahmenverträge werden umgangen, Bestellungen werden abgetippt, und am Ende fragt die Buchhaltung, welche Rechnung zu welchem Haushaltskonto gehört.
Das Bestellportal führt alle Wege zusammen: Die Einrichtungen bestellen wie in einem Online-Shop, der Zentraleinkauf behält alle Bestellungen im Blick, die Vertragslieferanten liefern direkt an die Einrichtung, und jede Lieferung trägt ihre Konten.
Vom Warenkorb bis zur Buchung
-
Auswählen
Alle Einrichtungen bestellen aus einem gemeinsamen Katalog der Vertragslieferanten und des eigenen Lagers, ergänzt um Warengruppen für einzelne Einrichtungen. Was fehlt, wird als freier Artikel mit Angebot bestellt.
-
Freigeben
Wer kein Bestellrecht hat, sammelt auf einer Wunschliste. Freigabeberechtigte lösen die Bestellung aus – auf Wunsch mit zweiter Freigabe ab einer Wertgrenze.
-
Bestellen
Aus dem freigegebenen Auftrag wird die Lieferantenbestellung – automatisch oder über den Zentraleinkauf – als PDF oder im Bestellformat des Lieferanten, per E-Mail versendet.
-
Liefern & buchen
Der Lieferant liefert direkt an die Einrichtung, die Lieferung trägt Produkt- und Ergebniskonto. Die Einrichtung bestätigt „Ware erhalten“ und „Rechnung erhalten“ – mit Erinnerung, falls es liegen bleibt.
Zwei Blicke ins Portal
Bildschirmfotos aus einer Demo-Installation mit Beispieldaten einer Musterstadt.
Jede Rolle sieht, was sie braucht.
Mitarbeiter
- bestellen wie im Online‑Shop
- Wunschliste mit Kommentar
- freie Artikel mit Angebot als Anhang
- Bestellstatus jederzeit einsehbar
Freigabeberechtigte
- offene Anfragen auf einen Blick
- freigeben oder mit Begründung ablehnen
- Benachrichtigung per E‑Mail
- optional zweite Freigabe ab Wertgrenze
Zentraleinkauf
- alle Bestellungen an einer Stelle
- Lieferantenbestellungen automatisch erzeugt
- Lieferung direkt an die Einrichtung
- interne Anmerkungen, nicht für Lieferanten
Haushalt & Buchhaltung
- Produkt- und Ergebniskonto an der Lieferung
- Monatsauswertung der Lieferungen
- „Ware erhalten“ und „Rechnung erhalten“
- zentrale Adresse für E‑Rechnungen
Ihre Vertragslieferanten, Ihr Sortiment.
Das Portal zeigt, was Ihre Rahmenverträge hergeben – als gemeinsamer Katalog für alle Einrichtungen, ergänzt um Warengruppen, die nur einzelne Einrichtungen sehen.
- Lieferantenkataloge importieren und aktualisieren – in dem Format, das Ihre Lieferanten liefern
- zusätzliche Warengruppen für einzelne Einrichtungen freischalten
- Artikel aus dem eigenen Lager neben den Lieferantenartikeln
- Mindestbestellwerte und Versandkosten je Lieferant
- Suchergebnisse gewichten: Rahmenvertragsartikel zuerst
- freie Artikel: Lieferant wird erkannt, Angebot hängt an
Anpassbar an Ihre Fachverfahren.
Beschaffung endet nicht im Warenkorb. Das Bestellportal lässt sich an weitere Verwaltungsverfahren anpassen und mit ihnen verbinden: eigene Belege und Formulare, zusätzliche Genehmigungsschritte, Datenaustausch mit Finanz- und Fachsoftware über Schnittstellen oder die Reservierung gemeinsam genutzter Ressourcen wie eines Fahrzeugpools.
Weil Portal und ERP dieselbe Datenbank nutzen, entsteht dabei keine Insellösung: Jeder Vorgang bleibt mit Einrichtung, Bestellung und Lieferung verknüpft.
Ob Lieferanten direkt an die Einrichtungen liefern, der Zentraleinkauf Bestellungen selbst bearbeitet oder das eigene Lager beliefert: Abläufe, Formate, Schnittstellen und Schulungen legen wir gemeinsam im Projekt fest – und setzen genau das um.
Einfach, anpassbar, wirtschaftlich.
Erprobt, offen, gemeinschaftlich getragen.
Dolibarr
Das Open-Source-ERP mit über 20 Jahren Entwicklung, weltweit im Einsatz, getragen von einer Community und koordiniert von einem gemeinnützigen Verein. Es verwaltet Einrichtungen, Lieferanten, Bestellungen und Lieferungen.
DoliStore
Der offizielle Marktplatz für Dolibarr-Module, bereitgestellt von der Dolibarr Foundation. Seine Technik ist selbst Open Source, im täglichen Betrieb erprobt – und das Fundament des Bestellportals.
Bestellportal-Module
Was eine Kommune zusätzlich braucht, steckt in eigenen Modulen unter GPLv3: sauber vom Kern getrennt, updatefest und betreibbar im Rechenzentrum in Deutschland, in der Private Cloud oder On-Premise.
Bei einem kommunalen Zentraleinkauf
Kindergärten, Schulen, technische Ämter, IT und Verwaltung bestellen dort über ein gemeinsames Portal. Der Zentraleinkauf behält alle Bestellungen im Blick, die Lieferanten liefern direkt an die Einrichtungen, die Lieferungen tragen ihre Haushaltskonten. Das Portal wird im laufenden Betrieb weiterentwickelt.
Fragen zum Bestellportal
Für welche Einrichtungen eignet sich das Bestellportal?
Für alle kommunalen Organisationen und Einrichtungen, die Material über einen zentralen Einkauf beziehen: Kindergärten, Schulen, Bauhof und technische Ämter, IT, Verwaltung. Alle nutzen einen gemeinsamen Katalog, zusätzliche Warengruppen lassen sich für einzelne Einrichtungen freischalten. Adressen, Freigabeberechtigte und Benachrichtigungen werden je Einrichtung hinterlegt.
Können wir unsere bestehenden Lieferanten und Rahmenverträge nutzen?
Ja. Lieferantenkataloge werden in dem Format importiert und aktualisiert, das Ihre Lieferanten liefern; das legen wir im Projekt fest. Mindestbestellwerte und Versandkosten werden je Lieferant hinterlegt, Artikel aus dem eigenen Lager stehen daneben.
Brauchen die Mitarbeiter eine Schulung?
Für das tägliche Bestellen in der Regel nicht: Das Portal funktioniert wie ein Online-Shop – suchen, in den Warenkorb legen, Freigabe anfragen. Schulungen für Freigabeberechtigte, Zentraleinkauf oder Administratoren bieten wir in dem Umfang an, den Sie brauchen.
Lässt sich das Portal an unsere Abläufe anpassen?
Ja. Vieles ist Konfiguration: Freigaberegeln, Wertgrenzen, Warengruppen, Benachrichtigungen. Was darüber hinausgeht, wird als Modul ergänzt, auch die Anbindung an weitere Fachverfahren.
Wo wird das Portal betrieben?
Im Rechenzentrum in Deutschland, in Ihrer Private Cloud oder On-Premise in Ihrem eigenen Rechenzentrum. Portal und ERP laufen in einem System.
Lassen Sie sich das Bestellportal zeigen.
Wir zeigen Ihnen das Portal und besprechen, wie es zu Ihren Einrichtungen, Lieferanten und Freigaberegeln passt. Sie kennen eine Kommune mit demselben Bedarf? Geben Sie diese Seite gern weiter.
Kontakt aufnehmen